Privacy Notice / Notis Privasi

English

This notice explains Kedaiflow's current processing. It is reviewed whenever processing materially changes, and again before commercial launch.

1. Data collected

• Merchant identity, contact, account, business, tax, and storefront data.
• The record of the check we make before your order link goes live — see section 6.
• Customer names, phone numbers, delivery addresses, order items, notes, status, and invoice data supplied to a merchant through Kedaiflow.
• Payment references and uploaded payment-receipt screenshots, which may contain financial information and unrelated screen content.
• Photos, voice, pasted chats, screenshots, bank-notification text, and other inputs submitted to optional AI features, plus the results produced and any corrections you make.
• Staff accounts you invite, and what those accounts do in your shop.
• Device, security, usage, support, email-delivery, and analytics events.

2. Purposes

We use data to provide accounts, storefronts, orders, payment evidence, fulfilment, invoicing, notifications, support, security, abuse prevention, optional AI assistance, product operation, and legal/tax submissions that a merchant instructs us to perform. We use limited usage information to understand reliability and improve the service. We also use it to check a shop before its order link goes live, and to produce the threshold-gated aggregate statistics described in section 7.

3. Merchant and Kedaiflow roles

A merchant controls its customer relationship and the purposes for which order, fulfilment, payment-evidence, and invoice data is used. Kedaiflow processes that data to provide the merchant's contracted service. Kedaiflow separately controls account, subscription, shop-check, security, support, analytics, abuse-prevention, and legal-compliance data for its own purposes. See the Merchant Data Terms, which form part of the Terms of Service.

4. Recipients and providers

Data may be disclosed as needed to the merchant receiving an order; Supabase and Vercel for hosting; OpenRouter and selected downstream model providers for AI functions; Resend or Gmail for email and Expo for mobile push; HERE or OpenStreetMap/Nominatim for optional address lookup; LHDN or other authorities when instructed or legally required; and professional advisers. We do not sell or rent personal data. OpenRouter's commercial terms incorporate its Data Processing Agreement; downstream model provider terms and data policies may also apply.

Kedaiflow does not send WhatsApp messages on your behalf: the messages your shop produces open in your own WhatsApp, from your own number. We may contact you on WhatsApp about your subscription or support, because subscription activation is currently a conversation rather than a checkout.

5. AI features and payment evidence

AI may parse order content, prepare suggestions, draft a reply, match payment information, or read an uploaded document. These results are advisory and may be wrong; the merchant remains responsible for the final payment and business decision. Each request is configured to use only downstream endpoints that declare both no data collection and zero data retention. If no eligible endpoint is available, the request fails rather than relaxing that control. We do not use your data, your customers' data, or your uploaded documents to train models. OpenRouter and the selected endpoint still process the request in order to produce the result. Do not upload information that is unnecessary for the task. A manual path exists wherever an AI feature is optional.

6. The shop check, and the identity documents we no longer collect

What we collect now. Nothing new for this purpose. Before your order link goes live we look at your shop: the business channel you sell on, whether we can reach you on the number you already gave us, where your payments go, and your SSM registration number if you have one and give it to us. We record which of those we checked, who decided, when, and a short note. We do not ask for an identity document, a selfie, a video, or a bank statement.

Why. So that a storefront asking buyers to transfer money is not anonymous to us. This is Kedaiflow's own condition of service, not a legal obligation imposed on us: Kedaiflow never receives, holds, routes, or settles buyer funds, and is not a payment institution. Being approved means we made that check and it was enough for us to open the shop — it is not a statement that we verified who a merchant is, and it is not a guarantee to a buyer.

Asking is obligatory, and this is what happens if you do not. A check is a condition of switching your order link on. If you do not ask for one, your order link stays off and your contact card stays unpublished. Nothing else about your account is affected: you keep your data, your catalogue, your records, and your export.

Identity verification: what we used to do, and what is left. Between 5 August and 26 August 2026 we required a photograph of your MyKad and the number printed on it, and a vision model outside Malaysia read that number. We stopped on 26 August 2026. Nothing is sent to a model for this purpose any more, and no new identity number or photograph can be submitted — the pages that accepted them refuse. On 26 August 2026 we permanently deleted every identity document we held. One photograph remained from that period — belonging to no account, because the record that pointed at it had already been cleared. It is gone: the storage bucket was listed again after the deletion and is empty, and no identity number, hash, or encrypted copy remains on any profile. Nothing was moved to another bucket and no backup of it was made. If you believe we still hold something of yours, write to hello@kedaiflow.com and we will check and tell you what we find.

What we keep. The record of the check: which of the things above we looked at, a fingerprint of the payment details we checked (your QR link and the recipient name) so that we can tell if they change afterwards, who decided, when, and a short note. No identity document, number, or photograph.

How long. While your account exists. Deleting your account deletes the record with it, subject to section 9.

7. Aggregate statistics across merchants

One feature describes more than one shop at a time, and it is limited in ways you can hold us to. (A peer pricing benchmark was removed on 19 August 2026: no price of yours is shown to another merchant.)

• Community statistics. If you join a community, counts and sums drawn from its members are shown to its members. This is released only in a community with at least three members, and only as totals. Members never see each other's orders, customers, or books. Joining is voluntary and leaving a community ends it. Separately, a community's own public page shows its member count and the total orders its members have taken, with no minimum size — in a very small community those totals describe very few shops.

That statistic never leaves the platform, is not sold or rented, is not shared with advertisers, lenders, or data brokers, or is used to train a model.

8. Public pages and bearer links

A merchant storefront is a public page once its order link is on. Public directory listing is off unless the merchant enables it; when enabled, declared business fields and available products may appear at kedaiflow.com/store and on city pages. A merchant may also publish a personal contact card, off by default, which shows the name, title, short bio, and the contact details the merchant chooses to put on it, and offers a downloadable contact file. Receipt and acknowledgement links use hard-to-guess tokens, but anyone holding a link may be able to view its contents; share them carefully.

9. Retention and deletion

We retain data for operational, security, dispute, contractual, and legal/accounting needs, using category-specific periods. Cancelling a paid plan is different from deleting an account. Deleting your account is immediate and cannot be undone: it removes your account record and the data attached to it at once, and records the files you uploaded — product and profile images, QR images, payment-proof screenshots — for permanent deletion, normally completed within 24 hours. A deletion that fails is retried on a schedule until it succeeds; the record of what to delete deliberately outlives the account, so a storage error can neither keep your account alive nor leave a file behind untracked. Two things can outlast it: records the law requires us to keep, and copies inside provider systems and backups that expire on their own cycles rather than on ours. Export anything you need first — see section 12. Payment-proof images are reachable only through short-lived links generated on demand, never a permanent URL, and are purged 180 days after the order they belong to concludes; keep your own copies for your statutory records.

10. Cross-border processing

Providers may process data in Singapore and other countries, including global cloud, model, email, and analytics infrastructure. Kedaiflow uses provider contracts, access controls, encryption in transit, and other safeguards appropriate to the service and the transfer.

11. If something goes wrong

If personal data we hold is lost, exposed, or accessed without authority, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and the people affected as and when required by law, and we will tell an affected merchant without undue delay so that they can inform their own customers.

12. Your choices and requests

You may ask to access or correct personal data, withdraw consent for optional processing, object to or limit processing where applicable, request account deletion, or ask how data is handled. You can export your own data at any time from Settings, without asking us, and you keep that right for as long as your account exists. Some records may be retained where required by law or for legitimate dispute and security needs. Contact hello@kedaiflow.com. This inbox is the current privacy contact; it is not represented as a formally appointed data protection officer.

13. If you are a customer of a shop

You order from a merchant, not from Kedaiflow. That merchant decides what happens with your order details and is the one to ask about them; Kedaiflow processes them on the merchant's instructions so that their shop works. Write to us anyway if it is easier — we will point you to the merchant and help them answer. Two things are worth knowing. A receipt or acknowledgement link works for anyone who holds it, so treat yours as private. And if a merchant closes their Kedaiflow account, their order records go with it, and the links they gave you stop working — save anything you want to keep.

Bahasa Malaysia

Notis ini menerangkan pemprosesan semasa Kedaiflow. Notis ini disemak setiap kali pemprosesan berubah secara material, dan sekali lagi sebelum pelancaran komersial.

1. Data yang dikumpul

• Maklumat identiti, hubungan, akaun, perniagaan, cukai, dan kedai milik peniaga.
• Rekod semakan yang kami buat sebelum pautan pesanan anda dihidupkan — lihat seksyen 6.
• Nama, nombor telefon, alamat penghantaran, item pesanan, nota, status, dan data invois pelanggan yang diberikan kepada seorang peniaga melalui Kedaiflow.
• Rujukan pembayaran dan tangkap layar bukti pembayaran yang mungkin mengandungi maklumat kewangan atau kandungan skrin lain.
• Foto, suara, perbualan yang ditampal, tangkap layar, teks notifikasi bank, dan input lain kepada ciri AI pilihan, serta hasilnya dan pembetulan yang anda buat.
• Akaun staf yang anda jemput, dan apa yang akaun itu lakukan dalam kedai anda.
• Maklumat peranti, keselamatan, penggunaan, sokongan, penghantaran e-mel, dan analitik.

2. Tujuan

Data digunakan untuk akaun, kedai, pesanan, bukti pembayaran, pemenuhan pesanan, invois, notifikasi, sokongan, keselamatan, pencegahan penyalahgunaan, bantuan AI pilihan, operasi produk, dan penyerahan cukai/undang-undang yang diarahkan oleh peniaga. Kami menggunakan maklumat penggunaan yang terhad untuk memahami kebolehpercayaan dan memperbaiki perkhidmatan. Kami juga menggunakannya untuk menyemak sebuah kedai sebelum pautan pesanannya dihidupkan, dan untuk menghasilkan statistik agregat berambang yang diterangkan dalam seksyen 7.

3. Peranan peniaga dan Kedaiflow

Peniaga mengawal hubungan pelanggan serta tujuan penggunaan data pesanan, pemenuhan, bukti pembayaran, dan invois. Kedaiflow memproses data tersebut untuk menyediakan perkhidmatan kepada peniaga. Kedaiflow mengawal data akaun, langganan, semakan kedai, keselamatan, sokongan, analitik, pencegahan penyalahgunaan, dan pematuhan bagi tujuannya sendiri. Lihat Terma Data Peniaga, yang menjadi sebahagian daripada Terma Perkhidmatan.

4. Penerima dan penyedia

Data boleh diberikan kepada peniaga yang menerima pesanan; Supabase dan Vercel untuk hosting; OpenRouter serta penyedia model terpilih untuk fungsi AI; Resend atau Gmail untuk e-mel dan Expo untuk push mudah alih; HERE atau OpenStreetMap/Nominatim untuk carian alamat pilihan; LHDN atau pihak berkuasa apabila diarahkan atau diwajibkan; dan penasihat profesional. Kami tidak menjual atau menyewakan data peribadi. Terma komersial OpenRouter merangkumi Perjanjian Pemprosesan Datanya; terma dan dasar data penyedia model hiliran juga mungkin terpakai.

Kedaiflow tidak menghantar mesej WhatsApp bagi pihak anda: mesej yang dihasilkan kedai anda dibuka dalam WhatsApp anda sendiri, daripada nombor anda sendiri. Kami mungkin menghubungi anda di WhatsApp mengenai langganan atau sokongan, kerana pengaktifan langganan buat masa ini ialah satu perbualan, bukan checkout.

5. Ciri AI dan bukti pembayaran

AI boleh membaca kandungan pesanan, menyediakan cadangan, merangka balasan, memadankan maklumat pembayaran, atau membaca dokumen yang dimuat naik. Hasilnya hanya nasihat dan mungkin salah; peniaga tetap bertanggungjawab atas keputusan pembayaran dan perniagaan yang akhir. Setiap permintaan dikonfigurasi supaya hanya menggunakan titik akhir hiliran yang mengisytiharkan tiada pengumpulan data dan tiada penyimpanan data. Jika tiada titik akhir yang layak, permintaan itu gagal dan kawalan ini tidak dilonggarkan. Kami tidak menggunakan data anda, data pelanggan anda, atau dokumen yang anda muat naik untuk melatih model. OpenRouter dan titik akhir terpilih masih memproses permintaan untuk menghasilkan jawapan. Jangan muat naik maklumat yang tidak diperlukan. Terdapat cara manual di mana-mana ciri AI yang bersifat pilihan.

6. Semakan kedai, dan dokumen pengenalan yang tidak lagi kami kumpul

Apa yang kami kumpul sekarang. Tiada apa-apa yang baharu bagi tujuan ini. Sebelum pautan pesanan anda dihidupkan, kami melihat kedai anda: saluran perniagaan tempat anda berjual, sama ada kami boleh menghubungi anda pada nombor yang telah anda berikan, ke mana pembayaran anda pergi, dan nombor pendaftaran SSM anda jika ada dan anda memberikannya kepada kami. Kami merekodkan perkara mana yang kami semak, siapa yang memutuskan, bila, dan satu nota ringkas. Kami tidak meminta dokumen pengenalan, swafoto, video, atau penyata bank.

Mengapa. Supaya sebuah kedai yang meminta pembeli membuat pemindahan wang tidak bersifat anonim kepada kami. Ini syarat perkhidmatan Kedaiflow sendiri, bukan kewajipan undang-undang yang dikenakan kepada kami: Kedaiflow tidak pernah menerima, memegang, menyalurkan, atau menyelesaikan wang pembeli, dan bukan sebuah institusi pembayaran. Diluluskan bermaksud kami telah membuat semakan itu dan ia memadai untuk kami membuka kedai itu — ia bukan kenyataan bahawa kami telah mengesahkan siapa seorang peniaga, dan bukan jaminan kepada pembeli.

Meminta semakan adalah wajib, dan ini akibatnya jika tidak. Semakan ialah syarat untuk menghidupkan pautan pesanan anda. Jika anda tidak memintanya, pautan pesanan anda kekal mati dan kad hubungan anda tidak diterbitkan. Tiada apa-apa lain pada akaun anda terjejas: data, katalog, rekod, dan eksport anda kekal milik anda.

Pengesahan identiti: apa yang pernah kami lakukan, dan apa yang tinggal. Antara 5 Ogos dan 26 Ogos 2026 kami mewajibkan gambar MyKad anda dan nombor yang tercetak padanya, dan sebuah model penglihatan di luar Malaysia membaca nombor itu. Kami berhenti pada 26 Ogos 2026. Tiada apa-apa lagi dihantar kepada model bagi tujuan ini, dan tiada nombor atau gambar pengenalan baharu boleh diserahkan — halaman yang dahulu menerimanya kini menolak. Pada 26 Ogos 2026 kami memadam secara kekal setiap dokumen pengenalan yang kami pegang. Satu gambar tinggal daripada tempoh itu — bukan milik mana-mana akaun, kerana rekod yang menunjuk kepadanya telah pun dikosongkan. Ia sudah tiada: baldi storan itu disenaraikan semula selepas pemadaman dan kosong, dan tiada nombor pengenalan, cincangan, atau salinan tersulit tinggal pada mana-mana profil. Tiada apa-apa dipindahkan ke baldi lain dan tiada sandaran dibuat. Jika anda percaya kami masih memegang sesuatu milik anda, tulis kepada hello@kedaiflow.com dan kami akan menyemak dan memberitahu anda apa yang kami temui.

Apa yang disimpan. Rekod semakan: perkara mana di atas yang kami lihat, cap jari butiran pembayaran yang kami semak (pautan QR anda dan nama penerima) supaya kami tahu jika ia berubah selepas itu, siapa yang memutuskan, bila, dan satu nota ringkas. Tiada dokumen, nombor, atau gambar pengenalan.

Berapa lama. Selagi akaun anda ada. Memadam akaun anda memadam rekod itu bersamanya, tertakluk kepada seksyen 9.

7. Statistik agregat merentas peniaga

Satu ciri menerangkan lebih daripada satu kedai pada satu masa, dan ia terhad dengan cara yang boleh anda pegang. (Penanda aras harga rakan sebaya telah dibuang pada 19 Ogos 2026: tiada harga anda ditunjukkan kepada peniaga lain.)

• Statistik komuniti. Jika anda menyertai sebuah komuniti, kiraan dan jumlah daripada anggotanya ditunjukkan kepada anggotanya. Ia hanya dikeluarkan dalam komuniti dengan sekurang-kurangnya tiga anggota, dan hanya sebagai jumlah keseluruhan. Anggota tidak pernah melihat pesanan, pelanggan, atau buku satu sama lain. Penyertaan adalah sukarela dan meninggalkan komuniti menamatkannya. Secara berasingan, halaman awam sebuah komuniti memaparkan bilangan anggotanya dan jumlah pesanan yang diambil anggotanya, tanpa saiz minimum — dalam komuniti yang sangat kecil, jumlah itu menggambarkan sangat sedikit kedai.

Statistik ini tidak meninggalkan platform, tidak dijual, tidak disewakan, tidak dikongsi dengan pengiklan, pemberi pinjaman, atau broker data, dan tidak digunakan untuk melatih model.

8. Halaman awam dan pautan pemegang

Kedai peniaga ialah halaman awam sebaik pautan pesanannya dihidupkan. Senarai direktori tidak aktif melainkan peniaga mengaktifkannya; apabila aktif, medan perniagaan yang diisytiharkan dan produk yang ada boleh muncul di kedaiflow.com/store dan halaman bandar. Peniaga juga boleh menerbitkan kad hubungan peribadi, tidak aktif secara lalai, yang memaparkan nama, jawatan, bio pendek, dan butiran hubungan yang dipilih peniaga untuk diletakkan padanya, serta menawarkan fail hubungan yang boleh dimuat turun. Pautan resit dan pengakuan menggunakan token yang sukar diteka, tetapi sesiapa yang memiliki pautan mungkin dapat melihat kandungannya; kongsikan dengan berhati-hati.

9. Penyimpanan dan pemadaman

Data disimpan mengikut keperluan operasi, keselamatan, pertikaian, kontrak, perakaunan, dan undang-undang, mengikut tempoh khusus kategori. Membatalkan pelan berbayar berbeza daripada memadam akaun. Memadam akaun anda berlaku serta-merta dan tidak boleh dibatalkan: ia membuang rekod akaun dan data yang melekat padanya, serta memadam fail yang anda muat naik — imej produk dan profil, imej QR, tangkap layar bukti pembayaran. Pemadaman kekal fail itu lazimnya selesai dalam 24 jam, dan pemadaman yang gagal akan dicuba semula mengikut jadual sehingga berjaya; rekod tentang apa yang perlu dipadam sengaja hidup lebih lama daripada akaun itu, supaya ralat storan tidak boleh mengekalkan akaun anda mahupun meninggalkan fail tanpa jejak. Dua perkara boleh terselamat: rekod yang wajib kami simpan di bawah undang-undang; dan salinan dalam sistem penyedia serta sandaran yang luput mengikut kitarannya sendiri. Eksport apa yang anda perlukan terlebih dahulu — lihat seksyen 12. Imej bukti pembayaran hanya boleh dicapai melalui pautan jangka pendek yang dijana atas permintaan, bukan URL kekal, dan dipadam 180 hari selepas pesanan yang berkaitan selesai; simpan salinan anda sendiri untuk rekod berkanun anda.

10. Pemprosesan rentas sempadan

Penyedia mungkin memproses data di Singapura dan negara lain, termasuk infrastruktur awan, model, e-mel, dan analitik global. Kedaiflow menggunakan kontrak penyedia, kawalan akses, penyulitan semasa penghantaran, dan perlindungan lain yang sesuai dengan perkhidmatan dan pemindahan itu.

11. Jika berlaku sesuatu

Jika data peribadi yang kami pegang hilang, terdedah, atau dicapai tanpa kebenaran, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan orang yang terjejas sebagaimana dan apabila diwajibkan oleh undang-undang, dan kami akan memberitahu peniaga yang terjejas tanpa lengah yang tidak wajar supaya mereka boleh memberitahu pelanggan mereka sendiri.

12. Pilihan dan permintaan anda

Anda boleh meminta akses atau pembetulan data peribadi, menarik balik persetujuan bagi pemprosesan pilihan, membantah atau menghadkan pemprosesan yang berkenaan, meminta pemadaman akaun, atau bertanya cara data dikendalikan. Anda boleh mengeksport data anda sendiri pada bila-bila masa daripada Settings, tanpa perlu bertanya kepada kami, dan hak itu kekal selagi akaun anda ada. Sebahagian rekod mungkin disimpan apabila diwajibkan undang-undang atau bagi keperluan pertikaian dan keselamatan yang sah. Hubungi hello@kedaiflow.com. Alamat ini ialah hubungan privasi semasa dan bukan pegawai perlindungan data yang dilantik secara rasmi.

13. Jika anda pelanggan sebuah kedai

Anda membuat pesanan daripada peniaga, bukan daripada Kedaiflow. Peniaga itu menentukan apa yang berlaku kepada butiran pesanan anda dan dialah yang perlu ditanya mengenainya; Kedaiflow memprosesnya atas arahan peniaga supaya kedainya berfungsi. Tulis kepada kami juga jika itu lebih mudah — kami akan menunjukkan peniaga berkenaan dan membantu mereka menjawab. Dua perkara yang baik anda ketahui. Pautan resit atau pengakuan berfungsi untuk sesiapa yang memegangnya, jadi anggap pautan anda sebagai peribadi. Dan jika seorang peniaga menutup akaun Kedaiflow mereka, rekod pesanan mereka turut hilang dan pautan yang diberikan kepada anda berhenti berfungsi — simpan apa-apa yang anda mahu kekalkan.